L’abréviation ERP signifie Enterprise Resource Planning. Il s’agit d’une solution logicielle en matière de planification des ressources destinée aux entreprises ou aux organisations. Les systèmes ERP assimilent une variété de données opérationnelles, lesquels sont analysées et entreposées dans une base de données uniforme.
L’époque où la gamme de systèmes ERP sur le marché des logiciels était encore assez restreinte est révolue. Aujourd’hui, de nombreuses grandes entreprises et PME utilisent cet outil pour la gestion de leurs données quotidiennes. Mais, que signifie ERP et quel est son rôle en entreprise ?
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Qu’est-ce que l’ERP ?
Le progiciel de gestion intégré, ERP ou PGI est un logiciel qui permet de cartographier l’ensemble des données et processus pertinents d’une entreprise. Il emploie de façon efficace les ressources, automatise les processus récurrents et collecte des données stratégiques d’une organisation afin d’obtenir des avantages concurrentiels.
Les programmes ERP sont souvent assimilés à des systèmes de gestion. Ces logiciels d’entreprise se concentrent sur la planification, l’intégration et le contrôle des facteurs de production opérationnels aussi efficacement que possible. Il peut par exemple s’agir de la gestion du matériel, du capital, des ressources disponibles, du temps de travail ou encore du personnel
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Qu’est-ce qui fait la particularité d’un système ERP ?
Différentes industries ont parfois des exigences différentes pour un système ERP. Pour cette raison, ces progiciels sont généralement modulaires. Cela signifie que les entreprises peuvent, relativement à leurs besoins, combiner des modules logiciels individuels. Les programmes ERP s’assurent alors que toutes les fonctions sont liées les unes aux autres via une base de données centrale. Cela garantit une planification efficace des processus ERP à tous les niveaux et départements de l’entreprise.
Quel est le rôle du système EPR en entreprise ?
Les systèmes ERP couvrent une grande partie des processus d’affaires d’une entreprise. Les domaines de base classiques des logiciels ERP sont : la gestion des marchandises, la planification et le contrôle de la production, la comptabilité et finance et la paie. En outre, de nombreux systèmes ERP offrent des fonctionnalités dans des domaines adjacents tels que :
- le commerce électronique ;
- la gestion du personnel;
- la gestion des services ;
- l’intelligence d’affaires ;
- la gestion de la relation-client;
- la gestion des documents.
De tels systèmes sont utilisés dans tous les domaines d’activité, de l’administration au contrôle. Ils peuvent être à la fois holistiques et effectuer diverses tâches pour la fourniture et le traitement ultérieur de l’information. Cela simplifie et automatise les flux de travail et permet à l’entreprise d’économiser du temps, des coûts et des efforts.
Quels sont les types de programmes disponibles ?
Les programmes ERP sont maintenant offerts dans différentes variantes par les fabricants d’ERP. En termes de déploiement technique, les entreprises peuvent choisir entre deux modèles de logiciels.
- Les logiciels sur site(modèle de licence et d’utilisation pour les programmes informatiques installés localement) sont généralement utilisés dans les grandes entreprises et les sociétés. Elles peuvent être configurés spécifiquement et peuvent bien représenter la complexité et les exigences.
- Les solutions SaaS(programmes en ligne ou systèmes ERP cloud) sont idéales pour les PME. Elles peuvent être mises en place plus rapidement tout en tenant compte des exigences spécifiques de l’industrie.
Il est désormais possible d’utiliser des programmes ERP hybrides. Cela signifie que certaines parties du système sont exploitées sur site, tandis que d’autres zones sont disponibles pour le traitement dans le cloud. La solution logicielle ERP hybrides combine les avantages des deux modèles et est particulièrement intéressantes pour les sociétés de taille moyenne.
Comment choisir le bon ERP pour son entreprise ?
Le choix d’un ERP adapté aux besoins spécifiques de son entreprise est une décision cruciale. Voici quelques points à prendre en compte lors de la sélection du bon système ERP :
• Analyser les besoins : Avant de commencer à chercher un ERP, pensez à bien comprendre les besoins et les objectifs de l’entreprise. Quels processus doivent être automatisés ? Quelles fonctionnalités sont indispensables pour améliorer l’efficacité opérationnelle ?
• Vérifier la compatibilité : pensez à bien vérifier la compatibilité de l’entreprise, y compris les logiciels et matériels déjà utilisés.
• Examiner la flexibilité : Les entreprises évoluent constamment, il faut donc s’assurer que le système ERP peut s’adapter aux changements futurs et aux nouvelles exigences commerciales.
• Évaluer l’évolutivité : Un bon ERP doit pouvoir soutenir la croissance de l’entreprise sans perdre en performance ou en efficacité.
• Vérifier la sécurité des données : La protection des données est primordiale dans tout système informatique, pensez à bien vérifier que le fournisseur d’ERP dispose des mesures adéquates pour protéger les informations sensibles.
• Analyser l’intuitivité : L’utilisation quotidienne du programme nécessite qu’il soit simple d’utilisation afin que tous les employés puissent rapidement prendre en main le nouvel outil informatique.
• Vérifier le support : pensez à bien bénéficier d’un bon support technique pour résoudre rapidement les problèmes qui peuvent survenir lors de l’utilisation du système ERP.
• Vérifier les coûts et le retour sur investissement : Le prix du système ERP doit être évalué en tenant compte des fonctionnalités offertes, ainsi que du retour sur investissement attendu à moyen et long terme.
En prenant en compte ces critères, il sera plus facile de choisir un ERP adapté aux besoins spécifiques de son entreprise. Une fois le système mis en place, il faudra veiller à une bonne formation des employés afin qu’ils puissent pleinement tirer parti des avantages offerts par ce type de programme.
Quels sont les avantages et les limites d’un système ERP ?
Les systèmes ERP offrent une multitude d’avantages pour les entreprises qui les utilisent. En voici quelques-uns :
Intégration des processus : Un système ERP permet d’intégrer et de centraliser l’ensemble des processus de l’entreprise, qu’il s’agisse de la gestion des stocks, du suivi des commandes ou encore de la comptabilité. Cela favorise une meilleure communication entre les différents départements et évite les redondances et erreurs.
Amélioration de l’efficacité opérationnelle : Grâce à un système ERP, les tâches sont automatisées, ce qui réduit le temps passé sur des activités non productives. Les employés peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Prise de décision facilitée : Les données enregistrées dans un système ERP sont accessibles en temps réel et sous forme d’indicateurs clés, ce qui permet aux dirigeants d’avoir une vue globale sur l’état de leur entreprise et d’aider à prendre des décisions éclairées.
Gestion optimisée des ressources : Un système ERP permet une meilleure gestion des ressources humaines (suivi du personnel), matérielles (gestion du stock) mais aussi financières (suivi budgétaire). Cela contribue à réduire les coûts inutiles et à maximiser le retour sur investissement.
Coût initial élevé : La mise en place d’un système ERP peut représenter un coût financier important pour les entreprises, notamment en termes de développement, de formation et d’intégration.
Complexité de mise en œuvre : L’implémentation d’un système ERP peut être complexe et nécessiter une planification minutieuse. Il peut également y avoir des difficultés à adapter le système aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Dépendance vis-à-vis du fournisseur : Une fois qu’une entreprise a mis en place un système ERP, elle devient dépendante du fournisseur pour la maintenance et les mises à jour. Cela peut entraîner des contraintes et des coûts supplémentaires à long terme.
Résistance au changement : L’adoption d’un système ERP peut rencontrer une certaine résistance de la part des employés qui doivent s’habituer à de nouvelles façons de travailler.
Il est donc important pour les entreprises d’évaluer soigneusement les avantages et les inconvénients d’un système ERP avant de prendre une décision d’implémentation.
