Faire domicilier son entreprise permet de valoriser l’image de cette dernière. De plus, il vous donne accès à des services complémentaires et vous permet de gagner plus de temps. Vous êtes chef d’entreprise et vous souhaitez domicilier votre entreprise. Voici dans cet article les documents nécessaires pour procéder à la domiciliation de votre entreprise.
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Les documents nécessaires pour une domiciliation d’entreprise
La domiciliation d’entreprise permet de faire la différence entre l’adresse personnelle et l’adresse administrative de son propriétaire. En effet, la domiciliation permet à l’entreprise d’avoir son adresse postale.
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Pour le faire, vous avez besoin de plusieurs documents importants. En tant que propriétaire d’entreprise, vous devriez avoir:
- une copie de votre pièce d’identité valide,
- un justificatif de domicile,
- un extrait KBIS,
- les projets de statuts de la société.
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Par ailleurs, les pièces et informations à la domiciliation d’une entreprise varient en fonction des situations de chaque entreprise.
Lorsque l’entreprise est domiciliée chez vous, alors vous aurez besoin d’une attestation sur l’honneur, écrite sur un papier libre. Dans le cas où vous êtes locataire, vous aurez besoin d’une autorisation d’hébergement de votre propriétaire et un justificatif de domicile.
Par contre, si vous êtes propriétaire, vous devez rédiger vous-même une attestation pour prouver que votre entreprise est domiciliée à votre adresse.
Dans le même temps, si votre entreprise est domiciliée dans un local commercial, il faut une attestation de domiciliation de la société à qui appartient le local commercial, signée par un des mandataires sociaux de la société. Mais aussi de la pièce d’identité de ce mandataire social et un extrait K-bis de la société qui accepte la domiciliation de l’entreprise.
L’agrément préfectoral afin de créer une société de domiciliation
Une fois toutes les conditions remplies, le dirigeant peut procéder à la demande d’un agrément auprès de la préfecture du département du siège de la société. Dans tous les cas possibles, cet agrément est valable pour une durée de 6 ans.
Afin de constituer le dossier d’une demande d’agrément, la société de domiciliation doit fournir :
- Un extrait Kbis ;
- Une copie des statuts constitutifs de la société ;
- Un formulaire de déclaration ;
- Une copie de la pièce d’identité des représentants légaux de l’entreprise
- Une copie du titre de propriété des locaux ;
- Un document prouvant le respect de domiciliation et des conditions matérielles d’installation ;
- Une attestation sur l’honneur d’honorabilité des actionnaires détenant au moins 25 % des voix ou des parts sociales dans la société.
Après réception du dossier, le préfet a jusqu’à de deux mois pour décider d’accorder ou non un agrément pour l’activité de domiciliation.
Les pièces justificatives pour la domiciliation d’entreprise
Pour procéder à la domiciliation d’entreprise, il faut fournir différentes pièces justificatives qui seront exigées par les organismes compétents. Ces documents permettent de valider l’installation de l’entreprise et veillent au respect des réglementations en vigueur.
Il faut présenter une copie du contrat de domiciliation, établi entre la société de domiciliation et l’entreprise qui souhaite s’y installer. Ce contrat doit comporter toutes les informations nécessaires telles que l’adresse exacte du siège social, les modalités financières ainsi que la durée du contrat.
Un justificatif d’identité du dirigeant ou représentant légal est requis. Il peut s’agir d’une carte nationale d’identité, d’un passeport ou encore d’un permis de conduire en cours de validité. Cette pièce permet notamment aux autorités compétentes de vérifier l’identité des personnes impliquées dans le processus.
Il sera aussi demandé un justificatif de domicile. Celui-ci peut être constitué par une facture récente datant de moins de 3 mois (facture EDF/GDF, téléphone fixe ou mobile), une quittance de loyer ou encore un avis fiscal portant sur le lieu où se situe le siège social.
Dans certains cas spécifiques, comme pour les entreprises immatriculées à l’étranger souhaitant exercer leur activité en France via une adresse française, il faudra joindre une attestation sur l’honneur dûment remplie par le dirigeant indiquant qu’il n’y aura pas d’activité commerciale ou de stockage de marchandises à l’adresse mentionnée.
Un justificatif de la jouissance des locaux sera demandé. Ce document prouve que le propriétaire autorise bien l’utilisation des locaux pour la domiciliation de l’entreprise. Il peut s’agir d’un bail commercial, d’une attestation du propriétaire ou encore d’une copie du titre de propriété.
Il faut noter que ces pièces justificatives peuvent varier en fonction des réglementations propres à chaque pays et aux spécificités requises par les organismes compétents.
Les formalités administratives à accomplir pour une domiciliation d’entreprise
Lorsqu’on se lance dans la domiciliation d’entreprise, pensez à bien vérifier aussi fournir un extrait Kbis récent ainsi qu’une copie des pièces d’identité des dirigeants.
Au-delà de l’agrément préfectoral, il est aussi nécessaire de réaliser certaines démarches auprès du service des impôts afin d’obtenir un numéro SIRET/SIREN. Ce dernier identifiant fiscal permettra à votre entreprise d’être reconnue par l’État et facilitera vos échanges avec les administrations fiscales.
N’oubliez pas de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle adaptée à vos besoins spécifiques. Cette assurance couvrira les éventuels dommages causés à des tiers dans le cadre de votre activité professionnelle.
La réalisation de ces formalités administratives est incontournable pour garantir la légalité et la pérennité de votre entreprise. Prenez donc le temps nécessaire pour bien préparer votre dossier et vous assurer que toutes les pièces requises sont en ordre. Une fois ces étapes franchies avec succès, vous serez prêt à démarrer votre activité sous une domiciliation d’entreprise officielle et en toute conformité avec la loi.
