Sur un chantier en zone rurale, la tablette affiche un écran blanc après validation d’un rapport d’intervention. Le technicien a travaillé vingt minutes sur sa saisie, et rien n’a été enregistré. Ce scénario, on le croise régulièrement chez les équipes qui utilisent My Extrabat sur tablette ou smartphone sans avoir ajusté quelques réglages avant de quitter le bureau. L’application Extrabat Today et l’accès web mobile couvrent l’essentiel des besoins terrain, à condition de préparer l’appareil en amont.
Profils utilisateurs terrain : limiter les droits pour éviter les erreurs mobile
Quand un conducteur de travaux et un apprenti partagent le même niveau d’accès sur l’application mobile, les risques de modification involontaire explosent. Un devis validé peut être rouvert, une facture envoyée avant contrôle, un tarif modifié sans traçabilité.
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Depuis l’interface de gestion sur ordinateur, on peut créer des profils utilisateurs avec des droits restreints pour chaque collaborateur qui intervient depuis le terrain. Le principe : donner accès à la consultation des fiches clients, à la saisie de rapports et à la prise de photos, mais verrouiller la facturation, les modifications tarifaires et la suppression de documents.
- Attribuer un profil « lecture + saisie » aux techniciens qui remplissent uniquement des comptes rendus d’intervention sur site
- Réserver la validation et l’envoi de devis aux profils « responsable » ou « commercial », même sur mobile
- Désactiver l’accès au module de relances clients pour les comptes terrain, afin d’éviter les envois accidentels depuis un smartphone
- Vérifier que chaque utilisateur dispose de ses propres identifiants (pas de compte partagé entre deux techniciens)
Ce paramétrage prend quelques minutes dans les préférences utilisateurs, mais il supprime une catégorie entière d’erreurs de saisie sur le terrain.
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Synchronisation hors ligne sur My Extrabat : préparer la tablette avant le chantier
La majorité des soucis remontés par les artisans concerne la perte de données en zone blanche. L’application mobile dépend d’une connexion pour synchroniser les informations avec le serveur. En sous-sol, en campagne ou dans certains bâtiments épais, le réseau tombe, et la saisie peut ne pas être sauvegardée.
Ce qu’on peut anticiper dans les réglages
Avant de partir sur site, forcer le chargement des fiches clients et des devis en cours pendant qu’on est encore connecté au Wi-Fi. On ouvre chaque dossier nécessaire dans l’application pour qu’il se mette en cache local. Ce n’est pas un vrai mode hors ligne natif au sens strict, mais ça permet de consulter les informations déjà chargées même sans réseau.
Pour la saisie, le réflexe à adopter : rédiger les notes d’intervention dans l’application native de notes du smartphone ou de la tablette, puis copier-coller dans Extrabat une fois le réseau retrouvé. Les retours varient sur ce point selon les versions de l’application, mais cette méthode de contournement reste fiable.
Éviter les doublons après reconnexion
Quand le réseau revient, la synchronisation peut générer des doublons si l’utilisateur a validé plusieurs fois la même action en pensant que ça n’avait pas fonctionné. La règle terrain : valider une seule fois, puis attendre le retour de connexion sans retenter. Vérifier ensuite sur l’interface bureau que la saisie est bien remontée, et supprimer les éventuels doublons depuis le poste fixe où les droits de suppression sont actifs.
Synchronisation calendrier Extrabat avec le smartphone : les pièges du CalDAV
La synchronisation de l’agenda Extrabat avec le calendrier natif du smartphone passe par le protocole CalDAV. Le paramétrage se fait en deux temps : activation côté logiciel, puis ajout du compte côté appareil.
Sur iOS, le chemin est Réglages, puis Calendrier, Comptes, Ajouter un compte, Autre, et enfin Ajouter un compte CalDAV. On renseigne l’adresse du serveur de synchronisation, le nom d’utilisateur et le mot de passe dédié.
Les erreurs les plus fréquentes sont documentées par Extrabat :
- Oublier le « / » à la fin de l’adresse du serveur, ce qui bloque la connexion
- Confondre le mot de passe de synchronisation avec celui de connexion à My Extrabat (ce sont deux mots de passe distincts)
- Ne pas définir l’agenda Extrabat comme calendrier par défaut sur le smartphone, ce qui fait apparaître les rendez-vous dans un autre calendrier invisible
- Oublier d’activer les alertes par défaut pour les événements, ce qui prive le technicien des notifications de rendez-vous avec le nom du client et l’adresse
Une fois le CalDAV bien configuré, chaque rendez-vous créé dans Extrabat apparaît sur le téléphone avec les coordonnées du client et un lien vers la géolocalisation.
Mise à jour des coordonnées GPS client depuis le terrain
Google Maps géolocalise l’adresse saisie dans la fiche client, mais le résultat est parfois approximatif, surtout pour les adresses type « centre-bourg » ou les lieux-dits. L’application Extrabat Today permet de corriger directement les coordonnées GPS quand on est physiquement chez le client.
Deux méthodes existent. On peut laisser le doigt appuyé sur l’adresse affichée dans l’application : un menu contextuel propose la mise à jour des coordonnées avec la position actuelle. On peut aussi cliquer sur l’icône de carte pour accéder au même menu. Dans les deux cas, une confirmation est demandée avant d’écraser les anciennes coordonnées.
Ce geste prend quelques secondes et profite à tous les collègues qui interviendront ensuite à cette adresse. Le commercial qui passe en premier corrige la position, et le technicien SAV qui vient trois semaines plus tard arrive directement au bon endroit.
Facturation depuis le mobile : réglages à verrouiller avant la réforme 2026-2027
Avec l’arrivée progressive de la facturation électronique obligatoire, émettre une facture depuis un smartphone sans contrôle préalable devient risqué. Les données obligatoires (numéro SIRET, mentions légales, format conforme) doivent être vérifiées avant tout envoi.
Désactiver l’envoi direct de factures depuis les profils terrain constitue la mesure de précaution la plus simple. On laisse la création de brouillons accessible sur mobile, mais la validation finale passe par le poste fixe où un responsable contrôle la conformité du document.
Ce cloisonnement entre saisie terrain et validation bureau protège contre les factures incomplètes ou mal formatées, un problème qui deviendra bloquant quand les plateformes de dématérialisation rejetteront les documents non conformes.
Configurer My Extrabat pour le terrain ne demande pas une journée de formation. Les quatre réglages qui changent le quotidien (profils restreints, préchargement des fiches, CalDAV propre, GPS mis à jour) tiennent en moins d’une heure de paramétrage initial. Le temps investi au bureau se récupère dès la première semaine de chantier, quand plus personne ne perd de saisie ni n’envoie de document par erreur.
